Сайт создан на конструкторе www.by.   Создайте и Вы себе сайт бесплатно!


Контактная информация: Тел.: +375-25-5142711(+вайбер, телеграмм)  Email: kursi.sekretar@mail.ru

Объявление от WWW.by:
Автомобили под заказ очень выгодно

Автомобили под заказ очень выгодно из китая европы сша

 
 
Каталог
 
Кадровое делопроизводство

Кадровый менеджмент – целое искусство, которое мы поможем освоить Вам. А начинается грамотное управление персоналом с правильного оформления документов о работе сотрудников. Курсы инспекторов по кадрам в Минске обучают слушателей правилам кадрового делопроизводства и позволяют сразу после курсов устроиться на работу по очень востребованной и перспективной профессии.
На эти курсы приходят как те, кто хочет освоить профессию инспектора по кадрам с самых азов, так и сотрудники, повышающие свою квалификацию. Обучение на курсе  представляет практический интерес для работников кадровой службы, для менеджеров по персоналу, а также предпринимателей, самостоятельно ведущих кадровую документацию своего бизнеса. Часто эту программу изучают вчерашние выпускники юридических факультетов вузов и колледжей, а также обладатели квалификации секретарей-референтов. Свидетельство об углубленном изучении кадрового дела помогает им при трудоустройстве.

Работа с документами по личному составу.

  • Основы трудового законодательства
  • Состав и правила оформления документов  по личному составу.
  • Трудовые договоры (контракты), трудовые книжки, личные дела, личные карточки.
  • Основные функции кадровой службы организации (воинский учет, пенсионный учет, персонифицированный учет).
 
Информация

Заключаем договоры с организациями по сопровождению делопроизводства, кадровой работы и архивное оформление и хранение документов.

 
Реклама:
Создать сайт бесплатно
Создать сайт бесплатно
 
 
Реклама от WWW.by:
Ремонт и диагностика автомобилей в Минске

Качественный ремонт механических коробок передач и не только

Ремонт коробок передач
 
Лучшие украшения и подарки, доставка по РБ

Серьги, кольца, цепочки, кулоны, браслеты, свечи и декор из гипса ручной работы

luxy.www.by
 
 
 

Архивоведение, занятие 2.

АРХИВОВЕДЕНИЕ, ЗАНЯТИЕ 2

АРХИВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ («ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ») И ИХ РОЛЬ В
ФОРМИРОВАНИИ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ
1. Понятие «архив организации», «отраслевой фонд», «архив
негосударственной организации».
Временное хранение документов НАФ до передачи их на постоянное хранение в государственные архивы согласно Закону «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (1994) осуществляли ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий. Согласно Закону «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (2011) данную функцию выполняют архивы государственных органов и иных организаций.
Под архивом организации (ведомственным архивом) понимается архивное
учреждение государственной или негосударственной организации (организаций) или
структурное подразделение, хранящее документы на протяжении определенного срока в
своей организации, а также осуществляющее прием и постоянное хранение архивных
документов, зарегистрированное в установленном законом порядке.
Архивы организаций до передачи документов в государственные архивы на
постоянное хранение имеют право на владение, пользование и распоряжение архивными
документами. Документы архивов государственных организаций являются
собственностью государства, не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их
отчуждению и должны по истечении сроков временного хранения бесплатно передаваться
в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-
справочным аппаратом и страховыми копиями.
Архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании и распоряжении. Собственники названных документов имеют право передать на добровольных началах бесплатно или за
определенную плату в собственность государства принадлежащие им архивные
документы либо поместить их на временное хранение в государственные архивы с
заключением соответствующего договора. При передаче документов на хранение в
государственные архивы за собственником архивных документов сохраняется право
собственности на них, если иное не оговорено в договоре.
2. Задачи архивов организаций. Задачами архива организаций являются:
•комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
•обеспечение сохранности и ведение учета документов;
•обеспечение использования документов;
•подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на постоянное хранение в соответствии с требованиями,
установленными руководящим органом по архивам и делопроизводству;
•осуществление методического руководства и проверок состояния организации
документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации
документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
3. Функции архивов организаций. Функциями архивов организаций, в
соответствии с задачами являются:
•прием на хранение документов структурных подразделений организации, а
также других организаций, являющихся источниками комплектования архива;
•проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов и оказание
методической помощи по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в
структурных подразделениях;
•участие в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной
комиссии (ЭК) организации;
•проверка соответствия формирования и оформления дел в делопроизводстве
организации и подведомственных организаций установленным требованиям;
•ведение учѐта и обеспечение сохранности документов;
•создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;
•создание страхового фонда копий документов архива;
•предоставление в соответствующее учреждение государственной архивной
службы сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
•выполнение запросов организаций и частных лиц, выдача копий документов,
архивных справок (выписок) и дел во временное пользование, обеспечение работы
исследователей;
•подготовка и передача на госхранение документов Национального архивного
фонда Республики Беларусь и др.
4. Организация работы архивов организаций. Работа архива осуществляется в
соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи,
функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на
хранение. Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве
министерства (системы, объединения) согласовывается с руководящим органом в сфере
управления архивным делом. Положение об объединенном ведомственном и
ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением
государственной архивной службы Республики Беларусь. Положение об архиве,
являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением
государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.
Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью
структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в
составе которой он функционирует.
Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности
разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической
службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного
подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив
является структурным подразделением) или его директором (если архив является
учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора
организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в
соответствующей должностной инструкции.
В архиве составляются: годовой план работы; годовой план-график приема дел от
источников комплектования архива; годовой отчет архива. Годовое планирование
проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с
учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных
видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока
исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени
используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ,
проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются
руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем
структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.
По итогам работы архивом составляется текстовый отчет о выполнении годового
плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации
может направляться в соответствующий госархив. Архивы совместно со службой ДОУ
осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в
делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с
подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.
Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в
структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год. По итогам
каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя
организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по
ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы.
5. Фондирование и виды архивных фондов. Под классификацией документов в
пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее
осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при
отборе документов учреждений на постоянное хранение. Весь комплекс документов,
образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, общественного
объединения и т.д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный
фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности
документальный фонд, называется фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-
хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и
подлежит государственному хранению. Архивный фонд является основной
классификационной единицей для группировки документов в пределах архива, который
представляет собой совокупность документов и образуется в процессе деятельности
юридических и физических лиц.
Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного
происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.
Архивный фонд учреждения – это комплекс документов, образовавшихся в
деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.
Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в
процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов,
образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой
исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения,
деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени
деятельности и т.д.).
Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, представляющих
научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам
(тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
6. Основные правила фондирования. Работа по фондированию документов
осуществляется:
•в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе
номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;
•в архивах госорганов («ведомственных архивах») и иных организаций при
отборе документов на постоянное хранение;
•в государственных архивах при необходимости создания объединенных
архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания
документов, переработки описей.
Материалы архивного фонда организации или лица представляют собой
исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные
исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов,
обусловливают требование соблюдения их целостности. Поэтому процесс фондирования
осуществляется на основании принципа происхождения (провениенции). В то же время
должен соблюдаться принцип недробимости архивных фондов, в соответствии с которым
комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного
фонда полностью концентрировались в одном архиве. Разделение документов одного
происхождения при этом считается серьезным нарушением. Исторические связи могут
существовать не только между документами внутри архивного фонда, но и между
несколькими архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы. Их
дробление и распыление нарушает правильное размещение документов и затрудняет их
использование.
Фондирование заключается в определении либо уточнении границ фондовой
принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании
архивных фондов. Определить границы архивного фонда – значит определить состав
документов, подлежащих включению в этот фонд. Основные правила фондирования
заключаются в следующем:
•входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они
получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску
регистрационного штампа, содержанию документов и т.д.;
•копии исходящих документов относятся к фонду того учреждения, которое
является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по
удостоверительным надписям, отсутствию подписи руководителя и т.д.;
•документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения,
которым они составлены;
•дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в
состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством;
•в тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены
ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и
присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся;
•из фондов личного происхождения документы государственных организаций
могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды
находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица,
образовавшего архивный фонд личного происхождения; не подлежат выделению
документы общественных объединений, других негосударственных организаций из
фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих
объединений и организаций.
7. Определение хронологических границ и крайних дат фондов. Наиболее
сложным моментом в процессе фондообразования является установление
хронологических границ архивного фонда. Хронологическими границами фондов
являются:
•архивного фонда учреждения – официальные даты образования и ликвидации
учреждения;
•архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти
отдельного лица, членов семьи или рода;
•объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее
раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых
вошли в состав фонда;
•архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее
позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними
датами деятельности фондообразователя – хронологическими границами фонда, если по
каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов
деятельности учреждения и т. д. Крайние даты документов личного происхождения могут
быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть
фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных
мероприятий.
Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут
стать: изменение конституционных основ государства, государственной принадлежности,
административно-территориального деления, формы собственности фондообразователя,
его реорганизация и ликвидация.
Фондирование документов в государственном архиве на практике осуществляется
лишь в нескольких случаях, одним из которых является случай когда документы в
результате природных катастроф, исторических событий (войн, революций),
реорганизаций органов и учреждений оказываются в состоянии россыпи. Для проведения
фондирования в этом случае необходимо знать историю фондообразователя, определить
его задачи, функции, масштаб деятельности, место в структуре управления, взаимосвязи с
другими органами и учреждениями. Затем осуществляется реконструкция организации
делопроизводства фондообразователя. Все эти сведения, а также описание документов и
определение направлений их использования излагаются в исторической справке к фонду.
Если сохранились ранее сформированные дела или существует возможность их
восстановления то документы включаются в их состав, к составу которых они относятся в
противном случае формируются новые дела, которые систематизируются и описываются
в установленном порядке. Перед началом работы со значительным количеством
документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая
инструкция по их описанию и систематизации, которая позволит осуществлять
фондирование группе архивистов и облегчит научно-техническую обработку.
Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их
информационной значимости подразделяются на три категории. Принадлежность фонда к
той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности,
многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда,
значения организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной
деятельности, исторического периода, в котором создавались документы, экономико-
географических и других факторов.
 

 
 
 
 
 
Пожаловаться на сайт