Учет документов включенных в дело. В целях учета, а также закрепления
порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 300 листов в одной условной единице хранения. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. В листе-заверителе дела указывается общее количество листов в деле. Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая – арабскими, в листе-заверителе указывается
общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам, и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация, например:
42 листа + 5 страниц
Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются. В листе-заверителе, оговаривается наличие непронумерованных или ошибочно пронумерованных листов, отмечаются внешние особенности носителя и текста, которые определяют их палеографическую, художественную и иную ценность: документы, имеющие физические дефекты (надорванные, склеенные, с
угасающими текстами); конверты с вложениями и количество вложенных в них листов и предметов; фотодокументы, рисунки, карты, планы, чертежи; автографы деятелей государства, науки, культуры; печати и их оттиски; средства почтового обращения (марки, конверты, открытки, бланки, штемпели,
пломбы); документы, представляющие собой типографские оттиски или печатные
издания, имеющие самостоятельную нумерацию; картографические документы.
Для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись. Количество листов внутренней описи документов дела обозначается
через знак «плюс» после указания количества листов дела. Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи. Нумерация листов и учет документов в делах закрепляет порядок их расположения и способствует созданию условий для обеспечения лучшей сохранности каждого архивного документа.
Особенности учета документов личного происхождения. Документы личного происхождения обычно поступают в архив в неописанном виде. Постановка на учет таких документов состоит из 9 основных этапов.
1. Первичный учет документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указывается: условное название и номер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.
2. После первичной обработки документов, составляется сдаточная (расценочная) опись.
3. Она подлежит рассмотрению и утверждению ЭМК архива.
4. На основании сдаточной (расценочной) описи, утвержденной ЭМК, оформляется договор дарения (купли-продажи) либо акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение.
5. Оформленные договор или акт служат обязательным основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».
6. При последующей обработке документов, составляется архивная опись дел
личного происхождения.
7. Кроме описи в результате обработки и описания дел оформляется акт описания документов.
8. В дальнейшем документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в
раздел «Учет описанных документов» листа фонда.
9. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении
документов собственнику или акт о выделении к уничтожению
документов, в случае смерти фондообразователя, отказа наследников
или иных обстоятельств.
Учет поступления документов по личному составу. Учет осуществляется на общих основаниях. Для определения количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости – описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу, составленной в произвольной форме.
Также проводятся работы по выявлению и учету документов по личному составу среди уже хранящихся в архиве фондов. Так, в фондах структур КПБ и ЛКСМБ учету документов по личному составу подлежат:
1) дела по приему в члены КПБ;
2) персональные дела членов КПБ;
3) личные (кадровые) дела партийных и комсомольских работников;
4) личные дела номенклатурных советских, хозяйственных и других категорий работников, утверждавшихся в должностях постановлениями партийных органов. Выявление таких документов может осуществляться:
1) при проведении проверки наличия дел,
2) при проведении сверки учетных документов и других видов работ.
По мере изменения объемов дел по личному составу в учетные документы
вносятся соответствующие изменения.
Уникальные и особо ценные документы,
документы с материальными ценностями, музейные предметы: особенности учета
Учет уникальных и особо ценных документов. Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета уникальных и особо ценных документов, документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, а также музейных предметов.
К документам, участвующим в учете уникальных и особо ценных документов относятся:
1) список фондов, содержащих уникальные документы;
2) лист учета и описания уникальных документов;
3) список фондов, содержащих особо ценные дела–для учета фондов, содержащих особо ценные документы;
4) опись особо ценных дел – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;
5) реестр описей особо ценных дел– для учета количества описей особо ценных дел.
Во всех учетных формах уникальных и особо ценных документов сохраняются прежние архивные шифры.
Фонды, содержащие уникальные и особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими уникальные и особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.
Описи особо ценных документов составляются на дела одной или нескольких
описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в
целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указываются: «Все дела по данной описи микрофотокопированы», дата, должность, подпись.
Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел,
содержащем сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.
В учетных документах, на обложках уникальных, особо ценных документов и дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих уникальные и особо ценные документы, проставляется буквенный индекс «УН» или «ОЦ».
На фонды, по которым начато выявление уникальных и особо ценных дел,
составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые каталоги соответствующих органов государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. На карточке фонда проставляется буквенный индекс «УН» или «ОЦ», указывается название фонда, количество уникальных и особо ценных дел, аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по фонду уникальных и особо ценных дел данные о них включаются в форму «Сведения об изменениях в составе и
объеме архивных фондов по состоянию на 01.01».
Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности ведется в «Инвентарной книге учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности».Она составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении архива, осуществляющем учет документов; второй – у материально ответственного лица; третий – в бухгалтерии архива.
Документы вносятся в инвентарную книгу в порядке учетных номеров фондов и описей, а внутри каждой описи – в порядке номеров дел. На обложке каждого дела, внесенного в инвентарную книгу, указывается инвентарный номер, под которым оно учтено в этой книге. Инвентарный номер проставляется через дробь с архивным шифром.
Инв. № 1
НАРБ. Ф. 3500. Оп.3. Д.75
К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия ответственного работника. Инвентарная книга прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью. К книге составляется лист-заверитель.
Инвентаризация документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, проводится ежегодно. Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах. На место изъятых документов подкладывается
карта-заместитель.
Учет музейных предметов осуществляется работником, ответственным за учет документов архива, на основании перечней музейных предметов.
Данные перечни составляются к фондам, в составе которых поступают музейные предметы, и пополняются по мере их поступления. Поступления музейных предметов фиксируются в книге учета поступлений документов.
Учет музейных предметов ведется в инвентарной книге учета музейных предметов, в которой каждому музейному предмету присваивается
инвентарный номер, указывается его название и дается краткое описание.
На каждый музейный предмет заводится инвентарная карточка .
Инвентарный номер музейного предмета вносится в перечень, инвентарную книгу учета музейных предметов и проставляется на каждом музейном предмете.