Главная » Аудит кадрового, документационного и архивного делопроизводства в вашей организации » 28. 08. 2016

Основные ошибки в организации кадрового делопроизводства, выявляемые в ходе проверок

Материал подготовлен с использованием

правовых актов по состоянию

на 3 октября 2015 г.

Проблемы, существующие в организации кадрового делопроизводства в учреждениях Республики Беларусь

В любой организации существуют документы, связанные с кадровым составом. Их часто называют документами по личному составу, и от того, как ведется работа с данными документами, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, зависит качество документирования и его оперативность. Процесс работы с такими документами и включает в себя понятие «кадровое делопроизводство».

Не каждый руководитель особенно небольшой по численности организации уделяет должное внимание кадровому делопроизводству. Некоторые руководители не считают нужным заниматься кадровым делопроизводством, полагая, что обеспечения работникам достойного уровня заработной платы достаточно. Отсутствие, как правило, в частных организациях функции кадрового администрирования является одной из основных проблем.

Чтобы снизить затраты на персонал, руководители организаций поручают работу по оформлению документации по личному составу работников специалистам, чей профиль деятельности не связан с кадровой работой (бухгалтеру, экономисту, секретарю и т.д.), полагая, что кадровое делопроизводство дано работникам дополнительно к основной работе. Непрофильные специалисты относятся к оформлению документации по личному составу работников опосредованно, что приводит к многочисленным ошибкам в документах либо к отсутствию отдельных документов.

Многие работодатели считают альтернативой кадровому работнику использование современных информационных технологий. Ассортимент представленных на рынке программных продуктов по электронному делопроизводству достаточно разнообразен. Но вместе с тем полностью заменить кадрового работника они не могут.

Организации, в которых имеются специалисты, обеспечивающие работу с кадровой документацией, и организации, где имеются кадровые службы, также сталкиваются с определенными трудностями. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство является одним из основных направлений в работе таких служб или специалистов, а некоторые ведут только этот участок работы, не затрагивая других направлений, например, вопросы управления персоналом или правового регулирования трудовых отношений, специалисты по кадрам формально подходят к оформлению кадровой документации, делая это не всегда грамотно и квалифицированно. Причиной этого часто является незнание нормативных правовых актов по делопроизводству, а также неумение применять их в практической деятельности.

Даже при хорошей постановке кадрового делопроизводства в организации специалистам по кадрам необходимо постоянно повышать свой профессиональный уровень, а руководители должны направлять таких работников на обучение в рамках повышения квалификации, участия в тематических семинарах, курсах.

Без этого невозможно избежать утери кадровой документации, получить оперативную или архивную информацию о работниках. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов.

Проблемы, существующие в организации кадрового делопроизводства:

● отсутствие в малых организациях функции кадрового администрирования;

● поручение работы по кадровому делопроизводству непрофильным специалистам;

● незнание нормативных правовых актов по делопроизводству;

● формальный подход к оформлению кадровой документации;

● отсутствие системного подхода к обучению работников, осуществляющих функции по кадровому делопроизводству.

Состав и виды кадровой документации

Научного подхода к официальному определению состава и видов кадровой документации не существует. Одни специалисты выделяют группы документов по целевой принадлежности: документы по учету личного состава и документы по управлению персоналом. Другие специалисты используют принцип систематизации по кадровым процедурам: прием на работу, перевод, увольнение, предоставление отпуска и другие.

Группы и примерный перечень документов, чаще всего встречающиеся в официальных источниках, представлены в таблице.

 

Таблица

Организационно-правовая документация	1.      уставные документы организации; 2.      правила внутреннего трудового распорядка; 3.      штатное расписание; 4.      положение о структурном подразделении; 5.      должностные инструкции; 6.      график отпусков; 7.      иные правила, положения, инструкции
Распорядительная документация	1.      приказы по личному составу
Персональная документация	2.      личное дело; 3.      личная карточка работника; 4.      трудовая книжка
Договорная документация	1.      коллективный договор (соглашение); 2.      трудовой договор / контракт; 3.      договор о материальной ответственности; 4.      договор на обучение
Учетная кадровая документация	1.      учетные формы  кадровой документации (книги, журналы и др.); 2.      документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом
Информационно-справочная документация	…

 

Состав документов кадровой службы на практике значительно шире, в него включается переписка с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетная документация, плановая документация, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Основные нормативные правовые акты, регулирующие работу с документами в кадровой службе

Для начала необходимо изучить нормативную правовую базу. К основным документам по регламентации делопроизводства, в т.ч. кадрового, относятся:

● постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (в ред. от 15 января 2013 г.);

● Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 (в ред. от 24 марта 2008 г.);

● Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;

● Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"»;

● постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» (далее – Инструкция № 2);

● постановление Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (в ред. от 1 июня 2011 г.);

● постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников» (в ред. от 12 октября 2012 г.).

Типичные нарушения, допускаемые при разработке и оформлении обязательных документов в организации работы кадровой службы

При выполнении возложенных задачи и определенных функции кадровая служба руководствуется нормативными правовыми актами, в т.ч. локальными нормативными правовыми актами (далее – ЛНПА).

В число обязательных документов в организации работы кадровой службы, которыми они руководствуются, входят учредительные документы организации (устав, положение), правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, коллективный договор, графики отпусков и другие.

Среди множества других документов необходимо иметь в организации номенклатуру дел, цель которой систематизировать весь объем документации, связанной с деятельностью всей организации и кадровой службы в частности. Номенклатура дел позволяет оперативно найти любой документ по личному составу. Поэтому начинать организацию работы с документами необходимо с номенклатуры.

При разработке и оформлении обязательных документов встречаются нарушения как норм делопроизводства, так и правовых норм. В данной рекомендации рассматривается лишь делопроизводственная сторона, не затрагивая правовых аспектов.

Среди наиболее распространенных нарушений по обязательным документам можно назвать следующие:

● отсутствие номенклатуры дел;

● отсутствие ЛНПА и кадровых документов из числа обязательных;

● неутвержденные ЛНПА;

● не надлежащее ознакомление работников с ЛНПА, действующими в организации;

● не соответствие норм, определенных ЛНПА, нормам, реально действующим у нанимателя (например, в правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) определен режим рабочего времени, который не совпадает с действующим режимом рабочего времени);

● противоречие документов друг другу (например, в ПВТР определено, что заработная плата выплачивается работникам 5-го числа месяца, а в коллективном договоре – 3-го числа месяца);

● незаконность условий, содержащихся в документах (в Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее – ТК) минимальная продолжительность отпуска определена 24 календарных дня, а в коллективном договоре – 18).

Типичные ошибки, допускаемые при оформлении наиболее используемых реквизитов организационно-распорядительных документов

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под подпись.

Для правильного оформления документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами используют различные реквизиты, к которым предъявляются одинаковые требования.

К наиболее часто используемым реквизитам относятся дата, регистрационный индекс документа, подпись, гриф согласования, гриф утверждения, адресат, наименование документа. Именно при использовании данных реквизитов работники допускают типичные ошибки, например:

1.      дата:

● неправильное оформление даты при использовании цифрового способа. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.07.2008;

● дата визирования документа должна быть раньше даты подписания;

● при подготовке проекта документа допускается печать только обозначения месяца и года. День месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо работником, ознакамливающимся с документом;

● наименование документа:

● название вида документа печатается строчными буквами;

● при обращении слово «заявление» печатается посредине, а не от границы левого поля, и строчными буквами. В конце ставят точку;

2) гриф согласования:

● внешнее и внутреннее согласования оформляют одинаково, используя слово «СОГЛАСОВАНО» (используется лишь при внешнем согласовании);

3) гриф утверждения:

● при оформлении грифа слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО» заключаются в кавычки или печатаются от границы правого поля;

● не указывается наименование должности лица, утверждающего документ;

● не указывается дата утверждения;

● при утверждении распорядительным документом его название указывается не в именительном падеже и меняются местами порядок даты и регистрационного индекса документа;

4) подпись:

● инициалы печатаются после фамилии с пробелами на уровне первой строки наименования должности;

● при подписании документа замещающим руководителя лицом пишется предлог «за» или косая черта перед наименованием должности;

● коллегиальный документ вместо отсутствующего председателя подписывается заместителем по занимаемой должности, а не заместителем председателя в составе комиссии.

По мнению автора, использование УСОРД или использование программных продуктов по делопроизводству, где порядок оформления и расположения реквизитов уже предусмотрен, позволит сократить количество ошибок при разработке шаблонных форм документов.

Основные ошибки, допускаемые работниками кадровой службы при осуществлении процедуры оформления трудового договора (контракта)

Основным документом, регулирующим трудовые отношения работника и нанимателя, является трудовой договор (контракт). От процедуры заключения этого документа во многом зависит дальнейшее выстраивание отношений с нанимателем и защита прав работника.

Часто ошибки, допущенные в содержании трудового договора (контракта) при их заключении или расторжении, приводят к нежелательным последствиям при разрешении трудовых споров.

Основные ошибки:

● отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;

● трудовые договоры заключены в одном экземпляре;

● один экземпляр трудового договора не отдан на руки работнику, либо нет отметки о получении работником экземпляра трудового договора;

● трудовые договоры не зарегистрированы, нет даты регистрации;

● отсутствуют подписи на трудовых договорах;

● в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия и / или сведения;

● в трудовом договоре не определены сроки его действия;

● в случае установления нанимателем условия о предварительном испытании при приеме на работу в трудовом договоре отсутствует данная норма;

● в трудовом договоре не указан конкретный размер заработной платы работника, не определены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим рабочего времени, продолжительность трудового отпуска.

Требования к оформлению личных дел и основные выявляемые ошибки

В личное дело включены документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени от приема до увольнения.

Личные дела в обязательном порядке ведутся на руководителей и специалистов. По желанию нанимателей дела могут оформляться на всех работников организации.

Требования к оформлению личных дел подробно изложены в Инструкции № 2.

Основные ошибки при работе с личными делами:

● отсутствуют личные дела;

● отсутствуют обложки личных дел либо они неправильно оформлены;

● в личном деле отсутствуют обязательные документы, входящие в состав личного дела;

● не включается в состав личного дела личный листок по учету кадров, вместо него включается анкета;

● опись личного дела и дополнение к личному листку по учету кадров не заполняется в течение всего периода ведения личного дела;

● нарушен порядок документов в личном деле;

● в дела включаются документы, которые не должны входить в состав личного дела (об отпусках, о дисциплинарных взысканиях, копии паспортов);

● неправильно оформляются дела при передаче в архив;

● не проводится сверка личных дел в установленные сроки;

● кадровые работники не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним организациям.

Формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике собраны и упорядочены в одном месте, то это способствует лучшей сохранности документов, а также обеспечивает к ним оперативный доступ, что способствует быстрому поиску информации по запросу.

Особенности оформления приказов по личному составу

В каждой организации издается большое количество приказов. В основном это приказы по основной деятельности организации. Однако важное место также занимают и приказы по личному составу, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и многие другие.

По мнению автора, при оформлении приказов нужно обращать внимание на некоторые особенности.

Приказы по личному составу следует выделять в отдельную регистрацию. Они подразделяются на две группы в зависимости от сроков хранения:

● 75 лет – документы о приеме, переводе, увольнении (при регистрации таким приказам присваивается литерный индекс «к»);

● три года – дисциплинарные взыскания, отпуска, командировки с литерным индексом «л».

Распорядительная часть приказа должна начинаться словами, обозначающими предписывающие действия, «ПРИНЯТЬ» и «УВОЛИТЬ», а не словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Под каждым пунктом приказа необходимо указывать основание. Если несколько пунктов приказа объединены одним основанием, то его можно указывать в конце текста.

Работники должны быть ознакомлены с приказами по личному составу.

Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем организации.

Наиболее распространенные нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности. 

Необходимость существования трудовой книжки закреплена в ТК. Дополнительными нормативными актами регулируется порядок работы с трудовыми книжками.

В процессе работы с трудовыми книжками работники кадровой службы сталкиваются с определенными трудностями и допускают в работе нарушения.

Нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками:

● не назначается приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

● не выдаются расписки при получении трудовых книжек от работников;

● отсутствует или имеет ненадлежащую форму или неправильно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;

● отказ в оформлении трудовых книжек лицам, совмещающим обучение с работой (студенты, магистранты и др.);

● в разделе сведений о работнике отсутствует подпись работника;

● раздел сведений о работнике не дополняется при получении работником образования более высокого уровня;

● раздел сведений о работе не содержит полного наименования работодателя;

● нарушается порядковая нумерация записей;

● вносятся не все записи о работе, чаще всего о переводах;

● неправильно вносятся исправления в разделе сведений о работе;

● при ссылке на распорядительный документ сначала указываются регистрационный индекс, а затем дата;

● при увольнении работника не заверяются подписью и печатью нанимателя сведения о награждениях и поощрениях работника;

● при выдаче дубликата не указывается слово «дубликат»;

● при оформлении вкладыша не заполняется раздел сведений о работнике;

● направляется трудовая книжка уволенному работнику почтой без письменного заявления работника о такой просьбе и др.

Поскольку трудовая книжка несет в себе очень много информации, она является трудовой биографией, поэтому необходимо ответственно относится к оформлению такого документа.

Пути решения вопросов по организации кадрового делопроизводства

Пути решения вопросов по организации кадрового делопроизводства:

1) необходимо правильно организовать работу с кадровой документацией в небольших организациях, где часто отсутствуют функции кадрового администрирования. В случае невозможности иметь в штате специалиста, который бы мог профессионально осуществлять такую работу, следует передавать эти функции на аутсорсинг;

2) специалистам, осуществляющим работу с кадровой документацией, следует постоянно повышать свой профессиональный уровень путем прохождения обучения;

3) необходимо расширить рынок образовательных услуг по теме кадрового делопроизводства. В Республике Беларусь таких продуктов предлагается очень мало;

4) устанавливать соответствующие программные продукты, которые позволят сократить бумажный документооборот;

5) для снижения временных затрат на ведение кадровой документации необходимо прорабатывать вопрос о возможном дальнейшем внедрении электронного личного дела.

 

На главную сайта "Ваш секретарь,помощник для вас"