Главная » Практические рекомендации по кадровой работе »

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

 

Можно выделить три группы документов:

обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций труда),

документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,

необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

 

Обязательные документы

Правила внутреннего трудового распорядка .

Штатное расписание .

График отпусков .

Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка).

Трудовые договоры,контракты.

Трудовые книжки.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша.

Табель учета рабочего времени.

Личные карточки.

Приказы: приказы о приеме работников на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек и др. 

Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и др.

Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка .

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора).

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут потребовать его учредительные документы.

 

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

 

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Коллективный договор обязателен, когда одна из сторон (работники или работодатель) выходила с инициативой его заключить (вторая обязана была вступить в переговоры в этом случае, далее следует заключение договора на согласованных условиях) и он был заключен.

Локальный нормативный акт (положение) об оплате труда и премировании, принятый с учетом мнения представительного органа работников, обязателен, если какие-то из условий системы оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективном договоре, штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка, принятых с учетом мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт (положение) об аттестации, принятый с учетом мнения представительного органа работников, и сопутствующие аттестации документы могут быть обязательны, если работодателем проводится аттестация работников .

Локальный нормативный акт (положение) о коммерческой тайне, определяющий перечень информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливающий режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др., обязателен, если в трудовых договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну .

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть установлен у работодателя, если кто-то из работников трудится в режиме ненормированного рабочего дня. 

График сменности обязателен при наличии сменной работы .

Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, понадобится, если рабочий день работников делится на части и это не установлено в других локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации .

Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам, не получающим оклад, за нерабочие праздничные дни, понадобится, если есть работники-«неокладники» и такое вознаграждение не установлено правилами внутреннего трудового распорядка и иными имеющимися у работодателя локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором .

Документы, регламентирующие подготовку и дополнительное профессиональное образование работников, нужны, если работники проходят подготовку,переподготовку и получают дополнительное профессиональное образование. 

Договоры о полной материальной ответственности нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке. 

Личные дела работников.

Необязательные документы.

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

 

На главную сайта "Ваш секретарь,помощник для вас"