Главная » Практические рекомендации по кадровой работе »

Основы кадрового делопроизводства для новичков

.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

В процессе кадровой работы создается очень много кадровых документов. Большая часть из них имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться. Неопределенность с местами их хранения и формирования в дела могла бы привести к хаосу.

Поэтому в компании устанавливается определенный порядок формирования и хранения кадровых документов. Каждый документ должен иметь свое место. Для этого составляется номенклатура дел, и дела формируются в соответствии с номенклатурой.

В номенклатуре определяется состав дел, устанавливаются сроки их хранения.

Согласно  "Правил работы архивов »   «номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме».

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

 

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел структурного подразделения

Примерный состав дел отдела кадров:

правила внутреннего трудового распорядка,

штатное расписание и изменения к нему (копии),

приказы по основной деятельности (копии),

приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет (возможно дополнительное разделение на дела и по видам приказов),

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет (возможно дополнительное разделение на дела и по видам приказов),

журнал регистрации приказов по … (заводятся разные журналы для регистрации разных групп приказов – в зависимости от количества дел с приказами),

документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки и др.; отметим, что эти документы можно хранить отдельно по видам документов с учетом сроков их хранения),

трудовые договоры (обычно делят на разные дела трудовые договоры принятых работников и трудовые договоры уволенных работников),

журнал регистрации трудовых договоров,

личные карточки (обычно делят на разные дела личные карточки принятых работников и личные карточки уволенных работников),

должностные инструкции работникам,

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,

трудовые книжки работников,

график отпусков,

табели учета рабочего времени,

переписка по кадровым вопросам,

др.

Заметим, что в приведенном перечне для примера мы назвали лишь несколько журналов (книг) регистрации и учета. На практике их зачастую ведется гораздо больше.

Такие локальные нормативные акты работодателя, как различные положения и инструкции, некоторые объединяют в одно дело. Другие предпочитают каждый такой документ, например, вместе с листами ознакомления к нему, хранить в отдельном деле.

В каких-то компаниях ведутся личные дела работников. В таких случаях, к примеру, трудовые договоры, заявления, личные карточки каждого работника хранятся в его личном деле. Тогда эти договоры не формируют в дело «Трудовые договоры принятых работников», а заявления работника не помещают в дело «Документы к приказам…» и т.д.

Могут вестись и другие дела, не названные нами в примерном перечне. Но всегда важно при формировании дел учитывать, что в одно дело можно помещать документы с одинаковыми сроками хранения.

 

Обычно в дело помещают не более 300 листов. Если в течение года собирается больше документов, то заводят второй и последующий тома. В номенклатуре количество единиц хранения (томов) отмечается в соответствующей графе.

У работодателя, у которого трудится очень много работников, изначально можно разделить дела с трудовыми договорами, личными карточками и др. по алфавиту. Трудовые договоры с работниками, у кого фамилии начинаются на букву от А до Й, помещаются в одно дело, от К до Т – в другое, от У до Я – в третье. Аналогично разделяют личные карточки и другие документы.

 

В графе «Примечание» номенклатуры ставят пояснительные отметки. Например, если дело заводится (в него помещается хотя бы один документ), то в графе «Примечание» напротив заголовка данного дела пишут «Заведено». Если дело ведется в течение нескольких лет, то в примечании пишут: «Переходящее».

 

Успехов в работе!

 

На главную сайта "Ваш секретарь,помощник для вас"