Главная » Практические рекомендации по кадровой работе »

 

РЕКВИЗИТЫ И ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит «Заголовок к тексту»

 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Реквизит «Текст документа»

«Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

…Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")».

В тексте приказа кадровики часто выделяют «основание приказа» (документ, его автор, дата, номер, заголовок). Многие даже называют его самостоятельным реквизитом. Для практики не принципиально – самостоятельный это реквизит или часть реквизита «текст документа». Как правило, указание документа-основания приказа необходимо, и в форме приказа оно присутствует и особо выделяется.

 

Реквизит «Приложение»

Нередко в кадровых документах указывают приложение. Например, к заявлению работник может приложить листок нетрудоспособности, справку-вызов из учебного заведения или др.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

 

1.Положения об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают…»

 

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Согласно тому же пункту «при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института               Личная подпись        М.В. Ларин

Главный бухгалтер                Личная подпись        З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе                                                                                         Заместитель директора по научной работе

 

…В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: 

Председатель комиссии                  Личная подпись                                                        В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии  :                          Личная подпись                                                           А.Н. Бокова

                                                     Личная подпись                                                           А.С. Красавин

 

Реквизиты «Гриф согласования» и «Виза согласования»

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись           А.Г. Грязнова

Дата       …»

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: 

Руководитель юридического отдела

Личная подпись        А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись        А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения».

 

Реквизит «Ознакомление работника с документом»

Работников знакомят с приказами, уведомлениями, актами и иными документами под роспись. На документе может проставляться отметка об ознакомлении с ним работника (работников).

Иногда работников хотя и знакомят с документом, но отметку ознакомления на нем не делают. Об ознакомлении работник расписывается в соответствующей учетно-регистрационной форме, например, в журнале ознакомления с локальными нормативными актами работодателя.

Реквизит «Ознакомление работника с документом» обычно включает в себя фразу о том, что работник с данным документом ознакомлен (работники ознакомлены), подпись работника  и дату ознакомления. Дата ознакомления может писаться на той же строке, что и подпись работника (в одну строку), а может располагаться под личной подписью работника.

 

Реквизит «Отметка о получении работником экземпляра документа»

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Таким образом, важный реквизит трудового договора – отметка о получении работником его экземпляра договора.

Аналогично поступают и при оформлении других договоров и соглашений с работниками.

При вручении работнику уведомления или предложения на экземпляре этого документа, остающемся у работодателя, также делается отметка о вручении работнику документа.

Встречаются разные варианты оформления отметки о получении договора (соглашения).

Вариант 1

Экземпляр трудового договора мною получен:

 

 

 

 

 

(личная подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

 

 

 

(дата получения экземпляра)

 

 

Вариант 2

 

Экземпляр соглашения мною получен:

 

 

 

 

(личная подпись)

 

(расшифровка подписи)

 

 

 

 

 

(дата получения экземпляра)

 

 

 

Реквизиты «Отметка об исполнителе» и «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков  924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ».

 

На главную сайта "Ваш секретарь,помощник для вас"